抓好九類檔案建設 形成醫院檔案特色

王金鳳

    醫院的檔案主要包括管理、科研、產品、基建、設備、診療、會計等內容。可以說，這些檔案資料也是一種重要的戰略資源。為進一步規范醫院檔案管理工作，進一步挖掘檔案的利用價值與良好效益，就必須按照“統一領導、分級管理”的原則，實行各門類檔案集中統一管理，建立綜合檔案室，建成綜合性檔案資源信息庫，充分提高檔案信息的綜合管理和開發利用能力。當前和今后一段時期，要重點抓好九類檔案建設：

    1. 醫院管理檔案。即“文書檔案”。要嚴格執行國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，歸檔重點是能反映本單位主要職能活動和基本歷史風貌的具有利用價值和查考價值的文件材料。歸檔范圍要拓展到調研、決策、實施、督查、成效等各個環節形成的文件和其他重要資料，包括主要領導的指示、批復等手稿，論證修改過程中的備選方案和中期成果，照片、錄音、視頻資料等，充分發揮其在醫療領域中起到的重要決策和實施作用。

    2. 重大事件檔案。也可視作“文書檔案”的一部分。要將本單位發生的重大事件和活動列入建檔范疇，收集這些事件從開始到結束期間的所有原始資料，特別是涉及黨和國家領導人、外國政要及知名人士來單位視察、訪問和出席活動等情況，要保存好相關原件題詞、影像和實物。若多家單位聯合舉辦的重大活動，要按事件專題及時歸檔。此外，還要做好重大新聞事件的文字、照片、視頻等資料的定期整理和歸檔，有條件的可以數字化形式妥善保存，留下醫學發展的生動記錄。

    3. 重點項目檔案。認真抓好重大重點基本建設項目的建檔工作，按照工程建設與檔案管理同步開展的要求，基建項目從開工到竣工驗收，應始終有檔案部門共同參與，以保證檔案的完整齊全。

    4. 病案管理檔案。病歷是指醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料的總和，包括門（急）診病歷和住院病歷。病歷檔案是體現醫療機構檔案工作的重要特色，應按照國務院、衛生部等規定的要求，書寫并妥善保管病歷資料，建立完善病歷管理制度。病歷資料要嚴格根據《中華人民共和國執業醫師法》和《病歷書寫基本規范（試行）》的規定，保證客觀、真實、準確、及時、完整。醫院應嚴格病歷管理，嚴禁任何人涂改、偽造、隱匿、銷毀、竊取病歷。病歷檔案的借閱、復印或復制、封存、保存期限應按照《醫療機構病歷管理規定》執行。

    5. 科學技術檔案。科研檔案是醫院檔案的重要組成部分，直接反映了醫院醫療技術的發展與進步，包括科研攻關項目、論文發表、新技術新項目開展等內容。應從論證、立項、攻關到結題、評估、推介，所有生成的資料都要及時進行歸檔，確保其檔案齊全完整。檔案部門應主動參與科研項目鑒定活動等工作。發表論文和開展新技術新項目均應嚴格按規定及時搜集歸檔。

    6. 會計憑證檔案。會計檔案是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據，必須妥善保管、有序存放、方便查閱。必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計文書的立卷、歸檔及檔案保管、查閱和銷毀等管理制度，嚴防毀損、散失和泄密。

    7. 重要人物檔案。主要指在醫學發展史上有較高知名度和影響力的名醫，要注重收集他們的典型事跡，有條件的要建立名醫個人專題檔案，推出傳記、回憶錄、畫冊等編研成果，以起到教育后人的作用。

    8. 設備儀器檔案。近年來，各醫院引進、購置了大量先進的精密儀器設備，在醫療技術進步過程中發揮了重要的作用。其圖樣、說明書、安裝使用規程、運行記錄、檢修記錄以及與設備儀器有關的其他材料是設備維護修理的依據，均應按期歸檔。檔案部門應參與設備開箱驗收等工作。

    9. 特殊載體檔案。特殊載體既包括照片、錄音帶、錄影（像）帶、光盤等聲像檔案，也包括實物檔案。隨著現代科學技術的快速發展，特殊載體檔案日益增多。應按不同載體進行正確歸類與建檔。

    針對醫院檔案的特點和規律，不斷探索新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理具有重要的意義。

    一要完善醫院檔案管理的體制和制度建設。醫院檔案管理活動與其它他文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。醫院應通過認真地調查研究，逐步建立醫院檔案管理的職能機構，確立檔案室在醫院中的地位，實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。

    二要強化管理責任。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任之中，建立相應的考核制度，與科室主任工作實績考核及獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規范化。

    三要實現標準化管理。醫院檔案管理要符合檔案的各項標準化內容，從分類、編號及案卷目錄，各個項目都要符合標準規定。在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

    總之，醫院檔案管理要站在經濟社會發展的前沿，準確把握社會變革規律和醫療衛生事業發展方向，認真履行檔案工作“留存歷史、記錄時代”的主體職責，從科學管理的角度，確保檔案忠實、完整地保存醫院發展進程中的全貌，為醫療衛生事業的科學發展、率先發展、和諧發展提供扎實的文化內涵。（作者單位：駐馬店市中心醫院黨委辦公室）